Proč a jak zvýšit ziskovost

Každý podnikatel se někdy ocitne v situaci, kdy se zdá, že jeho firma je na pokraji propasti. Někdy je to kvůli nepředvídatelným okolnostem, jindy kvůli zastaralým metodám, které už prostě nefungují. Avšak i v těchto kritických chvílích je možné objevit nové cesty – cesty k novým příležitostem.

V dnešní konkurenční době je pro malé a střední podnikatele nezbytné neustále hledat způsoby, jak zlepšit efektivitu a produktivitu. Tento článek nabídne užitečný vhled do toho, jak můžete pomocí jednoduché analýzy optimalizovat pracovní procesy a zvýšit ziskovost.

Tři pilíře prosperity

Dnes si ukážeme, jak přehodnotit a optimalizovat pracovní procesy a najít cestu k prosperitě. Na úvod si osvětlíme trochu teorie. Z mého pohledu mají mnozí podnikatelé i manažeři, ať již z velkých či malých firem, nejasnosti ve třech klíčových pojmech:

• výkonnost,
• efektivita,
• produktivita.

Podívejme se na tyto pojmy podrobněji. Domnívám se, že se jedná o klíčové atributy, které rozhodují o tom, zda uspějete či ne.

Výkonnost: Výkonnost se týká schopnosti dosáhnout určitého výsledku nebo standardu. V kontextu podnikání a průmyslu může jít o rychlost, s jakou pracovník nebo tým dosáhne požadovaného výsledku, či o kvalitu tohoto výsledku. Výkonnost často odráží schopnost něco udělat správně a efektivně.

Efektivita: Efektivita se vztahuje k dosažení výsledků s minimálním vynaloženým úsilím či zdroji. Jinými slovy, je to měřítko toho, jak dobře jsou vstupy (jako jsou čas, peníze a pracovní síla) přeměněny na výstupy. Efektivní postup nebo osoba produkuje požadované výsledky s minimálním plýtváním.

Produktivita: Produktivita je kvantitativní ukazatel, který měří výstupy ve vztahu k vstupům. V kontextu podnikání se často používá k hodnocení, jak efektivně podnik, oddělení či pracovník produkuje výrobky nebo služby ve srovnání s množstvím vynaložených zdrojů. Produktivita může být například vyjádřena jako počet vyrobených jednotek za hodinu práce.

Rozdíly: Výkonnost se zaměřuje na schopnost dosáhnout určitého výsledku nebo splnit určitý standard. Na druhou stranu, efektivita a produktivita hodnotí vztah mezi vstupy a výstupy. Efektivita ukazuje, jak dobře jsou vstupy využívány k dosažení výsledků, bez ohledu na množství dosažených výsledků. Produktivita přímo měří výstupy ve vztahu k vstupům. Můžete být velmi produktivní, aniž byste byli efektivní, a obráceně. Například, můžete produkovat mnoho jednotek produktu za krátkou dobu (vysoká produktivita), ale pokud výroba těchto jednotek vyžaduje mnoho zdrojů nebo vede k chybám, proces nemusí být efektivní.

Toto je čistě teoretické vysvětlení.

To je konec teorie

Pro lepší pochopení těchto pojmů se na ně podívejme na praktickém příkladu.

Popíšu sice fiktivní firmu, pekárnu, ale tento příklad vychází ze stovek reálných příběhů, které jsem ve firmách řešil.

Pochopení rozdílů mezi výkonností, efektivitou a produktivitou pomohlo řadě mých klientů vyřešit zdánlivě neřešitelnou situaci a odrazit se ode dna k výrazně vyšším ziskům.

Případová studie – jak se ze ztráty dostat k zisku

Případová studie: Pekárna a výroba koláčů

Analýza výchozí situace

Hnětení těsta:

Jeden člověk potřebuje 5 minut na naplnění jednoho koláče.

Za hodinu (60 minut) tedy vyrobí: 60 min / 5 min = 12 koláčů.

Zdobení koláčů:

Jeden člověk potřebuje 5 minut na zdobení jednoho koláče.

Za hodinu (60 minut) tedy vyrobí: 60 min / 5 min = 12 koláčů.

Nicméně je důležité si uvědomit, že celkový počet dokončených koláčů je omezen nejslabším článkem v procesu. V tomto případě je to „hnětení těsta“, protože se jedná o nejdelší operaci. Takže i když pracovníci odpovědní za naplnění a zdobení mohou dokončit 12 koláčů za hodinu, celková produkce je omezena na 6 koláčů za hodinu, protože člověk, který hněte těsto, dokáže zpracovat pouze 6 koláčů za hodinu.

V této situaci, kdy každý pracovník vykonává pouze jednu „odbornou činnost“, je produkce omezena nejdelší operací – hnětením těsta. Výsledkem je 6 koláčů za hodinu s náklady 300 korun na mzdy a tržby 240 korun. To znamená ztrátu 60 korun za hodinu.

Jak tuto nepříjemnou situaci řešit? Možností a scénářů je více. Zde se zaměříme na čtyři scénáře, abychom co nejlépe objasnili pojmy výkonnost, efektivita a produktivita.

Scénáře optimalizace výroby koláčů

První scénář:

Tři pracovníci dělají každý svou práci, ale za hodinu vyrobí o 20% koláčů více.

Hnětení těsta (původní čas: 10 min/koláč). Pokud zvýší výkon o 20%, bude potřebovat pouze 80% z původního času na jeden koláč, což znamená 8 minut na jeden koláč. V jedné hodině (60 minut) tedy uhněte 7,5 koláče.

Naplnění koláčů (původní čas: 5 min/koláč). S 20% zvýšeným výkonem bude potřebovat pouze 4 minuty na jeden koláč. V jedné hodině (60 minut) naplní 15 koláčů.

Zdobení koláčů (původní čas: 5 min/koláč). S 20% zvýšeným výkonem bude potřebovat také 4 minuty na jeden koláč. V jedné hodině (60 minut) ozdobí 15 koláčů.

Limitujícím faktorem je stále hnětení těsta, jelikož tato operace stále produkuje nejméně koláčů za hodinu, i když výkon se zvýšil. Celková produkce je 7,5 koláčů za hodinu (o 20% více než původních 6 koláčů za hodinu).

Ekonomická analýza:

Mzdové náklady: 3 pracovníci x 100 korun za hodinu = 300 korun.

Tržby za hodinu: 7,5 koláčů x 40 korun za koláč = 300 korun.

Zisk za hodinu: Tržby (300 korun) – Mzdové náklady (300 korun) = 0 korun.

Pokud by se výkon všech pracovníků zvýšil o 20%, podnik by dosáhl bodu, kde by pokryl své mzdové náklady a dosáhl nulového zisku. Je to sice zlepšení oproti původní ztrátě 60 korun za hodinu, ale není to optimální řešení. Bohužel, k tomuto řešení sahá velmi mnoho podnikatelů a manažerů.

Druhý scénář:

Tři pracovníci (všichni dělají vše):

Průměrný čas potřebný na výrobu jednoho koláče jedním pracovníkem je 10 min (hnětení) + 5 min (naplnění) + 5 min (zdobení) = 20 min/koláč. V jedné hodině (60 minut) jeden pracovník vyrobí 3 koláče. Pokud všichni tři pracovníci dělají všechny operace, společně vyrobí 9 koláčů za hodinu. Tím se zisk zvýší na 60 korun za hodinu, což je značné zlepšení oproti původnímu stavu.

Třetí scénář:

Snížení stavu na dva pracovníky a změna rolí:

První pracovník hněte těsto pro 6 koláčů za hodinu.

Druhý pracovník naplní 6 koláčů a zdobí 6 koláčů za hodinu.

V tomto scénáři dosáhneme zisku 40 korun za hodinu.

Toto je velmi časté řešení. Úspora pracovníka je velmi líbivá. Ale nevyrobíme více.

Čtvrtý scénář:

Přidáme dalšího pracovníka, takže máme čtyři pracovníky celkem. Výroba se zdvojnásobí na 12 koláčů za hodinu, což přináší zisk 80 korun za hodinu. Máme 2 pracovníky na hnětení těsta (každý udělá 6 koláčů za hodinu, tedy dohromady 12 koláčů). 1 pracovník naplní 12 koláčů za hodinu a 1 pracovník ozdobí 12 koláčů za hodinu. Toto může být ideální řešení. Je třeba vše dobře spočítat.

Tabulka pro lepší přehlednost

 

Kritérium	Původní stav (3 pracovníci)	Optimalizace (3 pracovníci)	20% zvýšená produktivita (3 pracovníci)	2 Pracovníci	4 Pracovníci
Koláče za hodinu	6 koláčů	9 koláčů	7,5 koláčů	6 koláčů	12 koláčů
Mzdové náklady	3 x 100 = 300 korun	3 x 100 = 300 korun	3 x 100 = 300 korun	2 x 100 = 200 korun	4 x 100 = 400 korun
Tržby za hodinu	6 x 40 = 240 korun	9 x 40 = 360 korun	7,5 x 40 = 300 korun	6 x 40 = 240 korun	12 x 40 = 480 korun
Zisk za hodinu	-60 korun	60 korun	0 korun	40 korun	80 korun

Shrnutí

Původní stav (3 pracovníci)

V tomto scénáři máme ztrátu 60 korun za hodinu. Náklady na mzdy převyšují tržby z prodeje koláčů. Toto je nejméně efektivní varianta.

Optimalizace (3 pracovníci) a zvýšení výkonů

Limitujícím faktorem zůstává hnětení těsta, protože pracovník stále produkuje nejméně koláčů za hodinu, i když výkon se zvýšil. Celková produkce je tedy 7,5 koláčů za hodinu (což je o 20% více než původních 6 koláčů za hodinu). Pekárna se sice dostává na pomyslnou nulu, ale pracovníci nejsou stále rovnoměrně vytíženi a toto řešení není dlouhodobě udržitelné.

Optimalizace (3 pracovníci jako tým)

Když všichni tři pracovníci dělají všechny operace, zisk vzroste na 60 korun za hodinu. Toto je značné zlepšení oproti původnímu stavu a ukazuje výhody zastupitelnosti, univerzálnosti a flexibility pracovních rolí.

2 Pracovníci:

I když máme nižší náklady na mzdy, výrobní kapacita je stále stejná jako v původním stavu, což vede k mírnému zisku 40 korun za hodinu. To je lepší než původní stav, ale stále méně efektivní než optimalizace s 3 pracovníky.

4 Pracovníci:

Tato varianta přináší nejvyšší zisk 80 korun za hodinu díky zvýšené výrobní kapacitě. V tomto případě dochází k optimálnímu vytížení pracovníků, k minimalizaci prostojů a umožňuje lepší a širší uspokojení požadavků zákazníků.

Mzdy a zisk

Podívejme se ještě na celou situaci z pohledu mezd – to je to, co trápí dnešní podnikatele i zaměstnance.

Za předpokladu, že tržby za koláč zůstanou stejné (40 korun), můžeme analyzovat, při jaké mzdě se jednotlivé varianty vyplatí:

Původní stav (3 pracovníci)

Aby se dosáhlo zisku, měly by mzdy být nižší než 80 korun za hodinu (240 korun tržby / 3 pracovníci).

Optimalizace (3 pracovníci)

Aby se dosáhlo zisku, měly by mzdy být nižší než 120 korun za hodinu (360 korun tržby / 3 pracovníci).

2 Pracovníci

Aby se dosáhlo zisku, měly by mzdy být nižší než 120 korun za hodinu (240 korun tržby / 2 pracovníci).

4 Pracovníci

Aby se dosáhlo zisku, měly by mzdy být nižší než 120 korun za hodinu (480 korun tržby / 4 pracovníci).

Závěr:

Optimalizace pracovních procesů může významně ovlivnit ziskovost vašeho podnikání. Je důležité pravidelně přehodnocovat a testovat různé pracovní postupy, aby bylo dosaženo nejlepších výsledků. V naši případové studii pekárny bylo dokázáno, že malé změny v pracovních rolích mohou významně zlepšit ziskovost.

Podle moji zkušenosti, můžete tyto principy uplatnit nejen v pekárně, ale v restauraci, při tvorbě webu, v e-shopech, ve stavební firmě i při výrobě lokomotiv.

Doufám, že tento článek vám poskytl užitečné informace a nápady, jak zlepšit vaše vlastní podnikání. Pokud máte další otázky nebo potřebujete pomoc s analýzou vašeho podnikání, neváhejte se na mě obrátit!

Inspiraci k tomuto tématu najdete ve filmu ZAKLADATEL o Rayi Krocovi, který vybudoval McDonald’s.