Jak správně nastavit termíny pro splnění cíle?

Termíny jsou rovněž důležité pro naplnění cílů a splnění úkolů. Termín „někdy“, brzy, ASAP, jsou ekvivalenty NIKDY.

Musíš! …

Termín splnění cíle nebo úkolu je další klíčový atribut v metodě „SMARTEEST+“.  Velmi důležité je jakou formou termín stanovujeme. Jestli ho dáme jako příkaz! Nebo termín dohodneme konsensuálním řešením všech zainteresovaných.

Když někomu řeknete:

„Musíš těch 100 kusů nařezat za 2 hodiny!“

„Musíš to opravit do hodiny?“

„Musíš prodat tento měsíc 2000 aut!“

„Musíš udělat tento rok obrat 10 000 000!“

„Musíš! Musíš!! Musíš!!!“

…

Jak se cítíte? Jak se s těmito cíli ztotožníte?

…..

…..

Jak jinak a lépe?

Jak jinak tedy lépe nastavit vhodný čas splnění cíle, aby byly zachovány všechny ostatní principy? Zejména princip ztotožnění se.

Zkuste se na celý proces podívat z pohledu člověka, který má daného cíle dosáhnout.

Příklad z praxe.

Ve firmách jsem dělal řadu pokusů a analýz.

Z těchto výstupu mám jednoznačné závěry, které jsou ověřené praxí v různých firmách.

Analýzy probíhaly následovně.

S výrobním ředitelem jsme se domluvili, že zadá svým lidem úkol. Úkol jasně definoval a řekl nám za jak dlouho očekává splnění úkolu ve výrobě.

Pak jsme tento úkol popsali mistrovi ve výrobě a ten měl určit za jak dlouho bude tento úkol ve výrobě splněn.

A nakonec jsme šli za dělníky a ptali se jich za jak dlouho splní daný úkol.

Kdo si myslíte, že měl nejkratší čas?

Pokud si myslíte, že to byl ředitel, tak se bohužel mýlíte. Nejkratší čas navrhli dělníci.

Tento pokus jsem opakoval více krát vždy byl výsledek stejný. Nejkratší čas mají vždy dělníci, pak většinou následuje čas mistra a nakonec čas manažera.

Jak toto poznání využít v praxi.

Jednoduše. Manažeři by měli přestat jen přikazovat, a měli by své lidi více koučovat a zejména by jim měli více důvěřovat.

Když jsme tento proces zadávání úkolu upravili na bohužel většinou standardní postupy ve firmě, tak výsledek testování byl úplně jiný.

Když pan ředitel zadal úkol, a řekl že to má být za čtyři hodiny hotové, tak mistr automaticky řekl, že to nejde stihnout. Že na to bude potřebovat celý den a dělníci většinou taky říkají, že to nejde stihnout a přidají si další hodiny na víc proti „příkazu“ ředitele.

Pokud chceme plnit cíle a úkoly v termínu je důležité, aby na nastavení termínu se podíleli všichni zúčastnění. Pak se s tím to cílem a termíny lépe ztotožňují a dokáži je realizovat v čas a v požadované kvalitě.

Čas je při plnění cílů kritickým faktorem.

Další úhel pohledu pro efektivní nastavení času je to, že musím nastavit dílčí cíle a kontrolní časy.

Je velkou chybou zadat jen konečný termín splnění cíle a nemít pod kontrolou celý proces realizace. Pokud zadáme jen konečný termín a neprovádíme průběžnou kontrolu plnění cílů a úkolů, většinou se nám stane, že v čase, kdy jsme očekávali splnění termínů je konečný výsledek projektů velmi odlišný od našeho očekávání a zadání.

Většinou se zjistí, že máme vyrobeno méně (někdy i více) kusů, že kvalita je nižší nebo vyšší než požadovaná. A v tento moment se většinou s výsledkem nedá nic dělat.

Proč stres zabíjí úspěch?

Při naplňování cílů a plnění úkolů, je důležité si uvědomit z pohledu času, že čím více se blíží konečný termín, narůstá naléhavost na jeho splnění, tím se zvyšuje stres. Stres u některý lidí způsobuje zvýšenou aktivitu směrem k dosažení výsledků. Bohužel je to jen klam. Stres může způsobit u lidi s dominantní levou hemisférou to, že levá hemisféra převezme kontrolu nad jeho jednáním. Ale takový člověk ve stresu není schopen rozlišovat mezi prioritami. Má jen jednu prioritu – čas. Neřeší kvalitu, neřeší vztahy, není schopen vnímat kontext celého procesu. Proto je stres velmi nebezpečný nejen pro člověka, ale i pro výsledky firmy.

Proto je velmi důležité sledovat celou aktivitu jako proces, je velmi důležité vyhodnocovat jednotlivé milníky – dílčí cíle, dávat lidem zpětnou vazbu, monitorovat celý proces až do jeho naplnění.

Když lidé dostávají pozitivní zpětnou vazbu při dosahování jednotlivých milníků, tak nejsou stresování tím, jestli splní nebo nesplní konečný cíl, ale získávají na sebevědomí při naplňování dílčích cílů.

Tři typy timemanagementu.

Při řízení projektů ve firmách jsem vysledoval tři typy lidí z pohledu přístupu k termínům.

První typ A udělá celou práci ihned po zadaní a zbytek času většinou dělá nedůležité činnosti a nebo práci jen předstírá. Druhý typ nedělá nic na začátku nebo se věnuje nedůležitým věcem a v druhé polovině (někteří těsně před koncem) stanoveného časového limitu začnou pracovat a většinou se dostanou pod obrovský stres.

Třetí typ C – se věnuje plnění úkolů průběžně od začátku do konce. Kdo je nejefektivnější?

Z pohledu kontextu je to samozřejmě typ C.

Jaký jste typ vy?

…

…

Jak naplňovat cíle včas a v požadované kvalitě?

Abychom dosahovali požadovaných cílů v požadované kvalitě a v požadovaném čase měli bychom dodržovat tento postup:

• Stanovit konečný termín a parametry cíle (množství, kvalita, forma).
• Stanovit vhodné kontrolní termíny s ohledem na prostředí a na kompetence lidí.
• Pro každý kontrolní termín stanovit parametry (množství, kvalita, forma).
• Stanovit meze pro samokontrolu .
• Stanovit kritické meze a eskalační proceduru, když jsou meze překročeny.
• Stanovit zodpovědnost a delegovat pravomoci při překročení jednotlivých mezi.
• Vytvořit „dohodu“ se všemi účastněnými o převzetí osobního závazku za splnění dohodnutých cílů.
• Jít příkladem nejen při stanovování cílů, ale i při vlastní realizaci.
• Cíle nastavovat v kontextu dlouhodobé Vize.

Webinář Jak nastavit termíny najdete ZDE.

Jak dokážete naplňovat cíle v čase?